Organisaties in de bouwsector verwerken steeds meer documenten en dus is het belangrijk om die informatie snel en eenvoudig te kunnen vinden en beheren. Een goed Document Management Systeem (DMS) zorgt dan voor veel tijdwinst. Aan de basis van ons cloudplatform voor digitaal vastgoedbeheer staat een DMS dat modulair uitbreidbaar is met een breed scala aan features, applicaties en tools.

Documenten structureren

In essentie is BIMlink een volwaardig DMS voor bouw- en beheerprojecten. Met de tools van BIMlink kunnen klanten eenvoudig alle soorten bestanden opslaan en rubriceren. Documenten kunnen gemakkelijk naar BIMlink worden versleept waar de versiegeschiedenis automatisch kan worden beheerd. Het DMS in ons cloudplatform houdt van elk bestand bij wat ermee is gebeurd, wie het heeft bekeken en wanneer erin is gewerkt. Alle documenten zijn gekoppeld aan de ruimtelijke structuur van het gebouw. Zoeken kan daardoor bijvoorbeeld per gebouw of verdieping, maar ook per project of label. Relevante documenten vinden is zo een fluitje van een cent.

Processen automatiseren

Daar bovenop kunnen de processen in het DMS van BIMlink volledig naar wens worden geautomatiseerd. Dit is van belang om grote hoeveelheden data en documenten beheersbaar te maken. Met de intuïtieve interface kan ieder proces laagdrempelig worden vertaald naar een automatische workflow. Standaard zijn er instellingen voor controlerondes, goedkeuringen, stempels en notificaties. Klanten bepalen zelf de volgorde, deadlines en voorwaarden van de stappen. BIMlink bewaakt vervolgens automatisch de voortgang en kan taken coördineren. In overzichtelijke rapportages is de voortgang van de workflow altijd inzichtelijk en vastgelegd.

Slim DMS

Een goed DMS is bovendien op voorbereid op features die later moeten kunnen toegevoegd. Afgelopen tijd hebben we diverse upgrades gedaan aan het DMS waaronder:

  • koppeling van data uit het DMS met 3D-modellen
  • online viewer om bestanden, documenten en tekeningen online en in realtime te bekijken
  • PDF-editor om documenten online te bewerken
  • QR-codes plaatsen (en printen) in goedkeurde documenten als bewijs van de juiste versie op de bouw
  • koppeling met mobiele apparaten zodat bestanden ook op de bouwlocatie kunnen worden geraadpleegd
  • archivering die vooruitloopt op mogelijke nieuwe regelgeving zoals de Archiefwet.

Kortom; een slim DMS met features voor workflows creëert de basis voor eenvoudig inzicht in bestaande project- en vastgoedinformatie. Tegelijkertijd bouw je een basis voor toekomstbestendig vastgoedbeheer.

Meer informatie: BIMlink

Lees ook de column van Roy: Ruimtelijke structuur aan basis van documentenbeheer

Contact: Ed den Boer, accountmanager verkoop